As Ordens de Serviço (OS) representam a execução de serviços de manutenção em equipamentos e possibilitam o controle detalhado dos recursos planejados e utilizados.
Ações da Ordem de Serviço
As seguintes ações podem ser realizadas sobre as ordens de serviço:
Abertura: a inclusão de uma nova ordem de serviço é feita para apontar a necessidade de um serviço corretivo, serviço de melhoria ou de uma manutenção preventiva. Os recursos informados no processo de abertura são automaticamente classificados como recursos previstos.
Planejamento: consiste em confirmar as datas previstas para execução na árvore de recursos/checklist, assim como a alocação de funcionários para as devidas especialidades requisitadas. Esse processo é feito pelo perfil planejador na visão da agenda.
Reporte: se dá pela confirmação dos recursos previstos em uma tela específica onde cada item pode ser alterado e marcado como realizado. Também é possível incluir novos recursos, que entram como aplicados/realizados, mesmo que não tenham sido previstos.
Finalização: é permitida após reporte de pelo menos um recurso de mão de obra. Na finalização é possível registrar um comentário, informar se o equipamento ficou parado e atualizar as informações de contador do equipamento.
Cancelamento: O usuário também tem a opção de realizar o cancelamento da ordem de serviço, caso a mesma tenha sido aberta de maneira equivocada, por exemplo.
Apresentação das Ordens de Serviço
Na tela inicial das ordens de serviço, serão encontradas duas abas: "Visão Deral" e "Dashboard". Além disso, a tela oferece funcionalidades de filtros, geração de relatório e exportação para planilha Excel (xlsx).
Visão Geral
Nesta visão, cada ordem de serviço é listada na forma de um card, apresentando as seguintes informações:
O percentual de conclusão é calculado como um comparativo direto entre o tempo previsto e realizado para os recursos de mão de obra e especialidade. Se foi previsto o total de 2 horas para execução do serviço, o reporte de 1 hora indica 50% de conclusão.
Dashboard
Nesta visão, são apresentados uma tabela com os principais dados de custos de uma ordem de serviço e gráficos comparativos que mostram o custo previsto e o custo realizado por diferentes tipos de recursos. A tabela inclui as seguintes colunas:
Número da Ordem de Serviço: número identificador único da OS;
Descrição do Equipamento: Identificação mais a descrição do equipamento da OS;
Situação: Indica o status da OS, que pode ser:
Aberta: Quando a OS está aberta, mas sem recursos realizados;
Em execução: Quando a OS está aberta e algum recurso já foi realizado;
Finalizada: Quando a OS foi concluída;
Custo Previsto: valor total dos recursos previstos para a OS, mesmo valor apresentado no card da visão geral;
Custo Realizado: valor total dos recursos realizados para a OS, mesmo valor apresentado no card da visão geral;
Prioridade: indica a prioridade da OS.
Já os gráficos trazem um comparativo de valores de recursos previstos e realizados para cada tipo de recurso, entre mão de obra (contabilizando também especialidades), materiais, ferramentas e serviços de terceiro, respeitando os filtros aplicados em tela.
Filtros
Permite a combinação de diferentes características dos registros de ordem de serviço para apresentar uma visão customizada da listagem. Sua aplicação se dá tanto visão geral quanto no dashboard da OS e em seus gráficos. Conheça mais sobre os filtros na documentação filtros da ordem de serviço.
Inclusão de Ordem de Serviço
O cadastro de ordens de serviço é feito através de um formulário ao se clicar no botão "nova ordem de serviço". O cadastro conta com os seguintes agrupamentos de informações:
Dados do Serviço: permite que se informe o equipamento e o tipo de manutenção (corretiva, melhoria ou preventiva), o motivo da OS, datas de previsão de início e fim e a prioridade.
Parada de Equipamento: permite informar a data de início de parada do equipamento. Nesta seção, também serão apresentados os dados de previsão início e fim de parada quando a OS for originada de um plano de manutenção preventiva que requer parada.
Imagens e Documentos: permite a inclusão de imagens para melhor detalhamento da ocorrência objeto da ordem de serviço.
Recursos previstos/ checklist: utilizado para que se possa informar os recursos que serão utilizados para realização do serviço. Segue uma estrutura lógica que combina recursos consumíveis, recursos humanos e etapas:
Área: agrupador de atividades, como por exemplo mecânica ou elétrica.
Especialidade: habilidade técnica necessária para a realização do serviço, a exemplo borracheiro ou eletricista.
Mão de obra: corresponde aos funcionários que compõem o time de manutenção, que podem ser elencados para atuação na OS.
Etapa: permite informar as diferentes atividades executadas durante uma OS e relacioná-las com o funcionário (ou especialidade) que irá executá-la.
Material: são itens de consumo utilizados pelos funcionários durante a execução da OS. Podem contemplar materiais de apoio à manutenção tal como EPI's, ou ainda peças trocadas ou substituídas.
Ferramenta: materiais que servem como instrumento para execução de uma OS, um exemplo seria o multímetro digital.
Serviço de terceiro: corresponde aos serviços realizados por fornecedores, externos ao time de manutenção.
Exportação de Dados
A funcionalidade de exportar planilha é uma forma prática de extrair todas as principais informações visíveis no cadastro para o usuário, como número da ordem de serviço, equipamento, serviço, previsão de início, entre outros. Está disponível no menu "Mais opções" da tela de OS.
Para saber mais sobre a funcionalidade de exportação de planilha de ordem de serviço e outras, acesse a documentação clicando aqui.
Exportação de Relatórios de OS
A exportação de relatórios, também disponível no menu "Mais opções", permite aos planejadores maior agilidade de impressão das ordens de serviço.
Ao selecionar essa opção, um arquivo com extensão ".zip" será gerado, contendo todos os relatórios das ordens de serviço filtradas na tela. Esse arquivo será enviado para o e-mail do planejador que solicitou a exportação. Ele poderá abrir o arquivo em seu computador e realizar a impressão dos relatórios de forma mais rápida.
O Keepfy permite exportar até 1.000 ordens de serviço por vez.
Processos Relacionados
3. Agenda