Ordens de Serviço representam a execução de serviços de manutenção nos equipamentos, e permitem o controle detalhado dos recursos previstos e aplicados.
As seguintes ações podem ser realizadas sobre as ordens de serviço:
Abertura: a inclusão de uma nova ordem de serviço é feita para apontar a necessidade de um serviço corretivo, serviço de melhoria ou de uma manutenção preventiva. Os recursos informados no processo de abertura são automaticamente classificados como recursos previstos.
Planejamento: consiste em confirmar as datas previstas para execução na árvore de recursos/checklist, assim como a alocação de funcionários para as devidas especialidades requisitadas. Esse processo é feito pelo perfil planejador na visão da agenda.
Reporte: se dá pela confirmação dos recursos previstos em uma tela específica onde cada item pode ser alterado e marcado como realizado. Também é possível incluir novos recursos, que entram como aplicados/realizados, mesmo que não tenham sido previstos.
Finalização: é permitida após reporte de pelo menos um recurso de mão de obra. Na finalização é possível registrar um comentário, informar se o equipamento ficou parado e atualizar as informações de contador do equipamento.
O usuário também tem a opção de realizar o cancelamento da ordem de serviço, caso a mesma tenha sido aberta de maneira equivocada, por exemplo.
Na tela inicial das ordens de serviço são apresentadas duas abas: visão geral e dashboard. A tela conta também com as funcionalidades de filtros, geração de relatório e exportação para planilha Excel (xlsx).
Browse
Nesta visão, cada ordem de serviço é listada na forma de um card, apresentando as seguintes informações:
O percentual de conclusão é calculado como um comparativo direto entre o tempo previsto e realizado para os recursos de mão de obra e especialidade. Se foi previsto o total de 2 horas para execução do serviço, o reporte de 1 hora indica 50% de conclusão.
Dashboard
Nesta visão, é apresentada uma tabela com os principais dados referentes a custos de uma ordem de serviço e gráficos comparativos do custo previsto e realizado por diferentes tipos de recursos. Na tabela são apresentadas as seguintes colunas:
Número da ordem de serviço: número identificador da OS;
Descrição do equipamento: Identificação + descrição do equipamento da OS;
Situação: pode estar como 'finalizada' quando a OS estiver finalizada; 'em execução' quando a OS estiver aberta e com algum recurso realizado; e 'Aberta' quando estiver aberta mas sem recursos realizados;
Custo previsto: valor total dos recursos previstos para a OS, mesmo valor apresentado no card da visão geral;
Custo realizado: valor total dos recursos realizados para a OS, mesmo valor apresentado no card da visão geral;
Prioridade: indica a prioridade da OS.
Já os gráficos trazem um comparativo de valores de recursos previstos e realizados para cada tipo de recurso, entre mão-de-obra (contabilizando também especialidades), materiais, ferramentas e serviços de terceiro, respeitando os filtros aplicados em tela.
Filtros
Permite a combinação de diferentes características dos registros de ordem de serviço para apresentar uma visão customizada da listagem. Sua aplicação se dá tanto visão geral quanto no dashboard da OS e em seus gráficos. Conheça mais sobre os filtros na documentação filtros da ordem de serviço.
Cadastro
O cadastro de ordens de serviço é feito através de um formulário ao se clicar no botão "nova ordem de serviço". O cadastro conta com os seguintes agrupamentos de informações:
a. Dados do serviço: permite que se informe o equipamento e o tipo de manutenção (corretiva, melhoria ou preventiva), o motivo da OS, previsão de início e prioridade.
b. Imagens do problema: permite a inclusão de imagens para melhor detalhamento da ocorrência objeto da ordem de serviço.
c. Recursos previstos/ checklist: utilizado para que se possa informar os recursos que serão utilizados para realização do serviço. Segue uma estrutura lógica que combina recursos consumíveis, recursos humanos e etapas:
Área: agrupador de atividades, como por exemplo mecânica ou elétrica.
Especialidade: habilidade técnica necessária para a realização do serviço, a exemplo borracheiro ou eletricista.
Mão de obra: corresponde aos funcionários que compõem o time de manutenção, que podem ser elencados para atuação na OS.
Etapa: permite informar as diferentes atividades executadas durante uma OS e relacioná-las com o funcionário (ou especialidade) que irá executá-la.
Material: são itens de consumo utilizados pelos funcionários durante a execução da OS. Podem contemplar materiais de apoio à manutenção tal como EPI's, ou ainda peças trocadas ou substituídas.
Ferramenta: materiais que servem como instrumento para execução de uma OS, um exemplo seria o multímetro digital.
Serviço de terceiro: corresponde aos serviços realizados por fornecedores, externos ao time de manutenção.
Exportação de Dados
A funcionalidade de exportar planilhas entra como uma forma prática de extrair os todas as informações principais que são visíveis no cadastro para o usuário - número da ordem de serviço, equipamento, serviço, previsão de início, e assim por diante. A planilha é gerada em formato .xlsx, com formatação compatível com vários programas, a exemplo do Microsoft Excel.
Para saber um pouco mais da funcionalidade e de como extraí-la, clique aqui.
Exportação de Relatórios de OS
A exportação de relatórios, opção disponível no menu "Mais opções", permite aos planejadores maior agilidade de impressão das ordens de serviço.
Ao acionar a opção, um arquivo de extensão .zip será gerado com todos os relatórios das ordens de serviço filtradas em tela. O arquivo gerado será enviado para o e-mail do planejador que solicitou a exportação. Este, pode abrir o arquivo em seu computador e realizar uma impressão mais ágil dos relatórios.
O Keepfy permite exportar até 1.000 ordens de serviço por vez.
