Quando alguém deixa de fazer parte da operação e a sua empresa decide remover os dados pessoais dessa pessoa, o Keepfy oferece a ação de anonimização, disponível diretamente na plataforma. Este artigo explica quem pode executar, o que acontece com cada dado e como guardar o comprovante.
⚠️ A anonimização é permanente e não pode ser desfeita — nem pela sua empresa, nem pelo suporte do Keepfy. Leia este artigo inteiro antes de executar.
Antes de começar
Requisito | Usuário | Cliente |
Perfil necessário | Administrador ou proprietário | Administrador |
Situação do registro | Precisa estar inativo | Precisa estar inativo |
Tipo | — | Precisa ser pessoa física |
Você pode anonimizar a si mesmo? | Não | — |
Se o usuário ainda estiver ativo ou bloqueado, inative-o primeiro. A plataforma recusa a operação e exibe a mensagem correspondente.
Anonimizar um usuário
Existem dois caminhos, e ambos produzem o mesmo resultado.
Caminho 1 - usuário já está inativo
Acesse Minha Conta › Usuários.
Localize a pessoa na lista. Na linha dela, clique no ícone de olho cortado (tooltip "Anonimizar Usuário"). Ele aparece apenas em usuários inativos.
Leia o aviso, marque "Remover dados pessoais (LGPD)" e confirme em Excluir.
O comprovante em PDF abre automaticamente em uma nova aba. Salve o arquivo — veja a observação sobre o comprovante mais adiante.
Caminho 2 — inativar e remover na mesma ação
Acesse Minha Conta › Usuários e inative o usuário normalmente.
No diálogo Inativar Usuário, marque Remover dados pessoais (LGPD). O botão muda de "Inativar" para "Excluir".
Confirme. A inativação e a remoção acontecem juntas.
Anonimizar um cliente
Acesse a lista de Clientes.
Na linha do cliente, clique no ícone de olho cortado (tooltip "Anonimizar Cliente"). Ele aparece apenas para clientes inativos e do tipo pessoa física.
Marque a confirmação e conclua. O comprovante abre em nova aba.
Os usuários vinculados ao cliente não são anonimizados automaticamente. Se for necessário removê-los também, execute a anonimização de cada um em Minha Conta › Usuários.
O que é removido
O comprovante lista campo a campo. Em resumo:
Do usuário: nome, e-mail e foto de perfil. A foto é excluída também do nosso armazenamento de arquivos.
O comprovante também relaciona CPF, sexo, endereço, escolaridade e data de nascimento. Esses campos não são mais coletados pelo Keepfy, mas ainda podem estar preenchidos em contas criadas em versões anteriores do produto — por isso a remoção os alcança e o documento os registra. Se a sua conta nunca teve esses dados, eles aparecem no comprovante assim mesmo, marcados como removidos.
Do cliente: nome, e-mail, documento, telefone, telefone comercial, endereço, CEP, cidade e estado, descrição e foto. Esses campos seguem em uso no cadastro de clientes.
Depois da remoção, o usuário não consegue mais acessar o Keepfy, e o sistema impede qualquer alteração posterior no cadastro — no caso do cliente, a tela inteira passa a ser somente leitura, incluindo campos, anexos, contratos e o botão de ativar.
O que permanece — e por quê
As ordens e solicitações de serviço executadas por aquela pessoa continuam existindo, porque são o registro da manutenção do seu equipamento e a sua empresa precisa deles. O que muda é que o nome deixa de aparecer: os registros passam a exibir o nome mascarado.
Isso vale para todas as telas onde a pessoa aparecia — ordens de serviço, solicitações, agenda, equipamentos, acompanhamentos e menções — e também para as planilhas exportadas, que passam a sair sem o nome. Nos filtros de ordens, solicitações, agenda e equipamentos, os registros dessas pessoas ficam agrupados nas opções "Usuários Anonimizados" e "Clientes Anonimizados".
Permanecem também, por serem prova de fatos que ocorreram: o registro de aceite dos Termos de Uso e da Política de Privacidade, e o registro de quem executou a remoção e quando.
O comprovante em PDF
Toda remoção gera um documento chamado "Relatório de anonimização de dados pessoais", que registra:
o titular e o tipo (usuário ou cliente);
quem executou a operação, com data e hora;
a organização e a filial;
a lista campo a campo do que foi removido;
a observação de que a operação é irreversível.
⚠️ Salve o PDF assim que ele abrir. O comprovante é gerado uma única vez, no momento da operação. Se o navegador bloquear a janela ou a aba for fechada antes de salvar, não é possível reemiti-lo pela plataforma.
Recomendamos arquivar o comprovante junto ao registro de desligamento da pessoa. Ele é o documento que a sua empresa apresenta caso precise demonstrar o atendimento a um pedido de exclusão.
Como a pessoa aparece depois
O nome vira uma sequência de asteriscos, e o campo de e-mail fica em branco.
Na lista de usuários, a coluna Situação continua exibindo "Inativo". Hoje não há um rótulo próprio para "Anonimizado".
Os registros anonimizados são empurrados para o fim da lista quando a ordenação é por nome.
A linha deixa de oferecer ações: não é possível reativar, editar perfil ou gerenciar filiais.
Mensagens que você pode encontrar
Mensagem | O que fazer |
"Só é possível anonimizar um usuário inativo." | Inative o usuário primeiro. Usuários bloqueados também precisam ser inativados. |
"Você não pode anonimizar a si mesmo." | Peça a outro administrador da conta. |
"Este usuário já está anonimizado." | A operação já foi executada anteriormente. |
"Só é possível anonimizar um cliente inativo." | Inative o cliente antes. |
O que a anonimização não alcança
Para que não haja dúvida no momento de responder ao titular ou ao seu encarregado de dados:
A remoção apaga os dados pessoais do cadastro. O registro em si permanece no sistema, sem conteúdo pessoal, para manter a integridade do histórico de manutenção.
Cópias de segurança seguem o próprio ciclo de retenção e não são reescritas pela operação.
Registros técnicos de autenticação e o registro de aceite de termos seguem regra própria de retenção.
Texto digitado manualmente em campos de observação, descrição e acompanhamento não é alcançado. A remoção atua sobre o cadastro, não sobre o que alguém escreveu à mão. Se houver dado pessoal nesses campos, edite-os antes de anonimizar.
Registros já enviados a fornecedores que apoiam a operação — envio de e-mail, suporte, monitoramento — seguem a política de retenção de cada um, descrita em Quais dados o Keepfy guarda sobre as pessoas.