Este artigo reúne, em um só lugar, quais dados pessoais existem dentro do Keepfy, para que servem e com base em quê são tratados. Ele é a versão pública do nosso registro de operações de tratamento e foi escrito para ser encaminhado ao encarregado de dados da sua empresa sem a necessidade de tradução.
Antes de continuar, vale relembrar o que está explicado em Privacidade e LGPD no Keepfy: a sua empresa é o controlador desses dados e o Keepfy é o operador. Nós tratamos o que a sua empresa insere na plataforma, seguindo as instruções dela.
Categorias de titulares
Titular | Quem é | Quem é o controlador |
Usuário da conta | Quem acessa o Keepfy: administrador, planejador, executor, solicitante | A empresa contratante |
Cliente pessoa física | Cliente cadastrado por prestadores de serviço que usam o Keepfy | A empresa contratante |
Responsável pela contratação | Quem assina o contrato e responde pela cobrança | O Keepfy |
Dados do usuário da conta
Dado | Para que serve | Obrigatório |
Nome | Identificar quem abriu, executou e aprovou cada registro | Sim |
Acesso à plataforma e envio de notificações | Sim | |
Senha | Autenticação. Armazenada apenas de forma cifrada, sem possibilidade de leitura | Sim |
Foto de perfil | Identificação visual nas telas de execução | Não |
Perfil de acesso e filiais | Definir o que a pessoa pode ver e fazer | Sim |
Valor da hora | Cálculo de custo de mão de obra das ordens de serviço | Não |
É essa a lista inteira. O Keepfy não pede CPF, telefone, endereço, data de nascimento, sexo nem escolaridade dos usuários da plataforma — nenhum desses campos existe nas telas de cadastro.
Base legal: execução de contrato e legítimo interesse do controlador na gestão da sua operação de manutenção (Art. 7º, incisos V e IX da LGPD). O tratamento não se apoia em consentimento — a sua empresa não precisa colher consentimento dos funcionários para usar o Keepfy.
Dados do cliente pessoa física
Aplica-se a prestadores de serviço que cadastram os próprios clientes dentro do Keepfy.
Nome, documento (CPF ou CNPJ), e-mail, telefone, telefone comercial, endereço completo com CEP, bairro, cidade, estado e país, foto e descrição.
Para que serve: vincular equipamentos, contratos, ordens e solicitações de serviço ao cliente correto.
Base legal: execução de contrato.
Dados gerados pelo uso
Ordens e solicitações de serviço, apontamentos, acompanhamentos, menções, respostas de pesquisa de satisfação e registros de acesso. Esses registros guardam o identificador da pessoa, e não uma cópia do nome — por isso o nome é sempre resolvido no momento da leitura, e uma remoção de dados se reflete imediatamente em todo o histórico, inclusive nas planilhas exportadas.
O que o Keepfy não coleta
O Keepfy não coleta dados pessoais sensíveis. A lei define essa categoria de forma fechada (Art. 5º, II): origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dados referentes à saúde ou à vida sexual e dados genéticos ou biométricos. Nenhum campo da plataforma pede qualquer uma dessas informações.
⚠️ Cuidado com os campos livres:
Campos de observação, descrição e acompanhamento de ordens e solicitações de serviço aceitam texto livre. Em ocorrências envolvendo acidente de trabalho, é comum alguém digitar atestado, CID, laudo ou restrição médica nesses campos. Isso insere dado sensível numa plataforma que não foi projetada para tratá-lo, e a responsabilidade passa a ser do controlador. Oriente a sua equipe a registrar apenas o fato operacional e a manter a documentação médica no sistema próprio de saúde ocupacional.
Relatórios e exportações
Os relatórios do Keepfy foram construídos a partir de um inventário de sensibilidade campo a campo, com decisão registrada sobre o que pode e o que não pode ser exposto:
Dos dados de usuário, apenas o identificador e o nome ficam disponíveis. Todos os demais campos, inclusive o e-mail e os campos legados de contas antigas, estão deliberadamente fora.
Dos dados de cliente, nenhum campo pessoal entra. Apenas campos operacionais como tipo, situação e datas.
O valor da hora só aparece dentro de totalizações — nunca como valor individual por pessoa.
Um usuário removido aparece nos relatórios já mascarado.
Termos de Uso e Política de Privacidade
Quando os Termos de Uso ou a Política de Privacidade são atualizados, o Keepfy solicita o seu aceite no próximo acesso pela web e registra a versão aceita, a data, o endereço de IP e o navegador utilizado. Você pode consultar a versão vigente a qualquer momento em Minha Conta › Perfil, no card "Termos de Uso e Política de Privacidade".
Esse registro de aceite é mantido mesmo após a remoção dos dados pessoais do usuário, porque ele é a prova de que o aceite ocorreu.
Onde os dados ficam hospedados
A plataforma é hospedada na Amazon Web Services. Conforme a nossa Política de Privacidade, parte dos processadores que apoiam a operação está fora do território brasileiro. Nesses casos, exigimos Termo de Compromisso com Privacidade em padrão equivalente ao aplicado no Brasil.
Com quem compartilhamos
O Keepfy utiliza fornecedores para operar o serviço. Todos atuam como suboperadores, tratando dados apenas para a finalidade contratada. Os principais são:
Fornecedor | Para que | Que tipo de dado |
Amazon Web Services | Hospedagem, armazenamento de arquivos e autenticação | Todos os dados da plataforma |
SendGrid | Envio de e-mails transacionais | Nome e e-mail |
Intercom | Suporte pelo chat | Nome, e-mail e dados de uso |
OneSignal | Notificações push no aplicativo | Identificador de dispositivo |
Sentry | Monitoramento de erros | Identificador técnico do usuário |
Asaas | Cobrança e emissão de nota fiscal | Dados do responsável pela contratação |
Para a relação completa e atualizada, incluindo as ferramentas de análise de uso da plataforma, fale com o nosso Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais: [email protected]
O Keepfy não vende dados pessoais, não os utiliza para publicidade e não realiza perfilamento ou decisões automatizadas sobre pessoas.
Por quanto tempo mantemos
Os dados são mantidos enquanto durar o contrato com a empresa contratante e pelos prazos exigidos por lei. O encerramento segue o previsto no contrato. Os registros de acesso à plataforma são mantidos por, no mínimo, seis meses, conforme exige o Marco Civil da Internet.
A qualquer momento, o administrador da conta pode remover os dados pessoais de um usuário ou cliente que não faça mais parte da operação, sem a necessidade de aguardar o fim do contrato — veja Como remover os dados pessoais de um usuário ou de um cliente.