O cadastro de equipamentos é essencial para o controle de manutenções, pois todas as ordens de serviço estão destinadas a eles e suas respectivas operações.

Entretanto, realizar a implantação do sistema cadastrando, em um primeiro momento, todos os equipamentos, para depois começar a controlar as ordens de serviço e solicitações de serviço tende a ser muito moroso. Na prática, a parte operacional do planejamento e execução das ordens de serviço não deveria exigir a existência prévia de um cadastro completo dos equipamentos com toda a sua ficha técnica, e é por esse motivo que o Keepfy oferece uma alternativa: o cadastro simplificado.

O cadastro simplificado consiste na possibilidade de registrar a existência de um equipamento qualquer dentro do sistema através apenas de sua descrição. Trata-se de uma alternativa para agilizar o processo de implantação e permitir também o controle de atividades de manutenção (alocação de funcionários e consumo de materiais) mesmo quando não estiverem relacionadas aos ativos mais críticos da empresa, ampliando assim as possibilidades de uso do Keepfy.

Cadastro completo x cadastro simplificado

O cadastro completo exige a indicação de informações como grupo, calendário de operação e centro de custo, além da possibilidade de controlar a ficha técnica do equipamento, incluir informações de compra, contador e plano de manutenção.

Já para o cadastro simplificado é necessário informar apenas a descrição do equipamento e, de forma opcional, alguma imagem para representá-lo.
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​E por que o cadastro completo?

As informações do cadastro completo permitem a melhor gestão do ativo e de suas manutenções. A inclusão de um plano de manutenção para o equipamento, por exemplo, só é possível no cadastro completo. O acompanhamento dos lançamentos de histórico de contador e o preenchimento da ficha técnica também são recursos exclusivos que permitem uma melhor gestão do equipamento.

Outro ponto muito importante é o cálculo de indicadores que depende do preenchimento de algumas informações cadastrais, tal como o calendário de operação, e portanto só é realizado para os equipamentos completos.

O ideal é utilizar o cadastro simplificado quando for necessário acelerar o processo de abertura de ordens de serviço, mas que depois tais cadastros sejam atualizados e que os demais campos sejam preenchidos, para que assim se possa ter a correta gestão dos equipamentos e seus indicadores de manutenção.