O Keepfy se utiliza de quatro perfis para as rotinas de manutenção e controle:
Planejador: esse perfil tem por objetivo o planejamento das demandas de manutenção, tendo acesso às telas de ordem de serviço para as principais funcionalidades e à tela de solicitação de serviço para distribuição. Sua visão na agenda é completa, com acesso a todas as ordens de serviço. Também possui acesso aos cadastros básicos de manutenção e equipamentos.
Executor: sua principal atribuição é realizar o apontamento de atividades de manutenção. Para isso tem acesso às rotinas de ordem de serviço e solicitação de serviço nas funcionalidades referentes a esse processo.
Solicitante: sua atribuição é relacionada às solicitações de serviço. Tem acesso para realizar a abertura de novas demandas, acompanhamento e pesquisa de satisfação.
Administrador: o perfil administrador tem as mesmas permissões de acesso que o perfil planejador em relação às demandas de manutenção. Seu acesso se estende aos cadastros organizacionais (tal como criação novas filiais, convite de novos usuários e acesso às informações de pagamento). É necessário ter ao menos um perfil de administrador, que por padrão é o primeiro usuário que criou a empresa. Para informações de pagamento, o perfil administrador é contabilizado como planejador.
Cada usuário possui um grupo restrito de acessos condizentes com sua atribuição dentro do processo de manutenção. Os acessos são padronizados, restritivos e aplicados a todas as filiais que o usuário pode acessar. Há também o limite de uma sessão ativa por usuário.
É importante saber qual perfil mais se adequa às necessidades diárias de cada usuário para uma correta configuração do Keepfy. Vale lembrar que cada perfil tem um valor diferenciado para contratação.