O Keepfy utiliza quatro perfis para gerenciar as rotinas de manutenção e controle:

O perfil de administrador possui as mesmas permissões de acesso que o perfil de planejador em relação às demandas de manutenção. Além disso, o administrador tem acesso a cadastros organizacionais, como a criação de novas filiais, convite de novos usuários e acesso às informações de pagamento. É obrigatório ter pelo menos um administrador, que, por padrão, é o primeiro usuário que criou a empresa. Para fins de pagamento, o perfil de administrador é contabilizado como planejador.

Este perfil é responsável pelo planejamento das demandas de manutenção. O planejador tem acesso às principais funcionalidades nas telas de ordem de serviço e à distribuição de solicitações de serviço. Sua visão na agenda é completa, abrangendo todas as ordens de serviço. Além disso, o planejador pode acessar os cadastros básicos de manutenção e equipamentos.

A principal atribuição do executor é registrar as atividades de manutenção. Para isso, ele tem acesso às funcionalidades necessárias nas rotinas de ordem de serviço e solicitação de serviço.

O solicitante é responsável pela abertura de novas demandas de serviço, além de acompanhar o progresso e realizar pesquisas de satisfação.

Cada usuário possui um grupo restrito de acessos condizentes com sua atribuição dentro do processo de manutenção. Os acessos são padronizados, restritivos e aplicados a todas as filiais que o usuário pode acessar. Há também o limite de uma sessão ativa por usuário.

É importante saber qual perfil mais se adequa às necessidades diárias de cada usuário para uma correta configuração do Keepfy. Vale lembrar que cada perfil tem um valor diferenciado para contratação.