O complemento de estoque interno do Keepfy facilita o controle de materiais e consumíveis na manutenção, permitindo registrar entradas e saídas, organizar locais de armazenamento e acompanhar saldos por item.
O lançamento ocorre em fases, iniciando com recursos essenciais para empresas que buscam mais rastreabilidade. Nas próximas etapas, será adicionado o controle de reservas, baseado na previsão de materiais em ordens de serviço.
Como habilitar?
O processo para habilitar é muito simples, e está disponível para usuários com perfil de administrador. Basta seguir as instruções abaixo:
Acesse a aba 'Integrações' do menu 'Minha Conta' no Keepfy.
Encontre o cartão correspondente à 'Keepfy Estoque' e clique em 'Configurar Integração';
No passo 1 você pode adicionar uma descrição para o grupo de filiais desejado - serve para caracterizar um grupo de filiais que possui o estoque habilitado, caso houver a necessidade. É importante deixar claro nesse ponto que as filiais não compartilham o mesmo estoque, é apenas um agrupamento visual.
No passo 2 você seleciona as filiais que serão habilitadas e ao confirmar o estoque interno será habilitado;
Para desabilitar o estoque, existem duas possibilidades, dependendo da sua necessidade:
Todas as filiais: basta excluir o grupo criado anteriormente, o que automaticamente desabilitará o estoque em todas as filiais selecionadas do grupo;
Apenas uma filial do grupo: acesse o item 4 e desmarque a filial desejada, mantendo as demais com o estoque habilitado normalmente.
Quais funcionalidades do Keepfy são afetadas?
Locais de Estoque
Os locais de estoque são as instalações que facilitam a armazenagem e movimentação dos materiais, permitindo a regulação dos fluxos de entrada e saída. Com a integração habilitada, esse cadastro está disponível para visualização no menu 'Cadastros Gerais'.
O cadastro é simples, é necessário informar apenas uma descrição, assim como em outros cadastros gerais.
Materiais
Este é o cadastro mais impactado, pois, a partir dele, será possível definir níveis de estoque por local e registrar manualmente movimentações de entrada e saída.
Adicionar nível de estoque:
É possível adicionar níveis de estoque para materiais anteriormente cadastrados ou para novos.
Clique em 'Adicionar nível de estoque' para informar o local, o saldo físico, a data e o custo unitário.
Ao confirmar e salvar o cadastro ou edição do material, o sistema cria a primeira movimentação de entrada inicial.
Incluir movimentações manuais (entradas e saídas):
Com nível de estoque já cadastrado, é possível adicionar movimentações manuais de entrada ou saída de estoque, através da edição do cadastro de material.
As movimentações manuais são recomendadas para atualizações de saldo que ocorrem fora do processo de débitos de saldo, realizados dentro do reporte de ordens de serviço.
Para incluir movimentações, na edição do material, clique em 'Adicionar movimentação'.
Informe a data do movimento, o local de estoque, o tipo (entrada para créditos, saída para débitos) a quantidade e observações adicionais.
Ao confirmar, o movimento será processado imediatamente.
Importações
As importações continuam disponíveis, mas foram ajustadas para também permitir a importação de saldos de estoque.
Para tornar o processo mais simples e reduzir retrabalho em casos de erro, a importação foi dividida em duas etapas distintas:
Importar materiais
Mantém o funcionamento já conhecido: o sistema disponibiliza um modelo em CSV com os campos Material, Custo Unitário e Unidade de Medida;
Após o processamento, os materiais são cadastrados no sistema sem saldo inicial.
Importar níveis de estoque
O sistema fornece um modelo em CSV com os campos Material, Local de Estoque, Saldo Físico, Custo Unitário (por local de estoque) e Local Padrão;
O campo Material funciona como chave para vincular corretamente o saldo inicial ao cadastro já existente;
Após o processamento, os dados são carregados e, em caso de inconsistências que impeçam a importação, o sistema gera automaticamente um relatório em PDF com o feedback detalhado para facilitar a correção. Alguns erros comuns que podem ocorrer são: valores de saldo inválido ou negativo, locais de estoque não cadastrados ou inválidos e ainda a indicação de dois locais de estoque padrão para o mesmo equipamento.
É importante destacar que o processo de importação atual não realiza a atualização de saldos ou custos unitários dos materiais já cadastrados.
Ordens de Serviço
Previsão
Através da previsão de ordens de serviço, é possível informar o material e local de estoque, facilitando assim o processo de baixa no momento do reporte.
É importante mencionar que nesta primeira fase, não serão realizados registros de reserva.
Reporte
É através do reporte de ordens de serviço, que executores podem indicar a realização dos trabalhos e consumos de materiais.
Ao realizar tais indicações de consumo, movimentos de saída de materiais serão registrados para o nível de estoque efetivando assim o débito de saldo conforme a quantidade indicada.
A data de referência do movimento será sempre baseada na data em que a mão de obra foi realizada.
Movimentação do reporte de consumo do material da imagem acima - visualizado através do cadastro do material:
Casos de alteração no reporte afetam a movimentação vinculada:
Alterações de quantidade, data ou exclusão do reporte de material ou mão de obra devem atualizar a movimentação e dessa forma atualizarão também o saldo do material.